Incrustación de fuentes: qué significan los mensajes de error y cómo solucionarlos

Las impresoras requieren fuentes incrustadas para que la imprenta pueda reproducir su tipo exacto en lugar de sustituirlo por uno similar. Si un proveedor indica "fuentes no incrustadas" o "no se pudo incrustar la fuente", la solución casi siempre es volver a exportar el PDF desde Word con la opción PDF/A marcada, lo que incrusta las fuentes en el archivo. El error de licencia, más raro, significa que una fuente particular prohíbe la incrustación, y la respuesta es cambiarla por una fuente que lo permita. Las fuentes elegidas para las plantillas profesionales se seleccionan para incrustarse limpiamente, por lo que toda esta clase de errores simplemente no ocurre.

Un mensaje de error de incrustación puede resultar alarmante cuando estás listo para publicar. Respira hondo, porque estos se encuentran entre los problemas más fáciles de solucionar en la autoedición. Traduzcamos los mensajes a un lenguaje sencillo y analicemos la solución para cada uno.

Por qué las impresoras requieren la incrustación

Cuando subes un PDF, el ordenador de la impresora necesita dibujar cada letra exactamente como la diseñaste. Solo puede hacerlo si la fuente real está dentro del archivo. Incrustar significa que una copia de la fuente se guarda dentro del propio PDF, viajando con tu libro dondequiera que vaya.

Si una fuente no está incrustada, la imprenta no la tiene, por lo que sustituye una tipografía diferente que cree que es similar. Esa sustitución reajusta tu espaciado, cambia tus saltos de línea y puede hacer que una página cuidadosamente configurada se vea mal en la impresión, aunque se viera perfecta en tu pantalla. La incrustación elimina toda esa conjetura. Es la forma en que la industria de la impresión garantiza que lo que ves es lo que se imprime en papel. Por eso tantos proveedores lo comprueban automáticamente y marcan los archivos que fallan.

Qué significan los mensajes de error comunes

La mayoría de las advertencias de incrustación se dividen en dos categorías, y saber cuál tienes te indica la solución de inmediato:

• "Las fuentes no están incrustadas" o "Este archivo contiene fuentes que no están incrustadas". Esto simplemente significa que tu PDF fue exportado sin incrustar las fuentes. No es un problema de licencia ni un problema con tus fuentes. Es un problema de configuración de exportación, y es el más común con diferencia.
• "No se pudo incrustar la fuente debido a restricciones de licencia". Esto significa que la licencia de una fuente específica la marca como no incrustable. La propia fuente le está diciendo al software que no puede viajar dentro de un archivo distribuido. Este es más raro, y la solución es reemplazar esa fuente.

El primero se soluciona con una casilla de verificación. El segundo se soluciona con un cambio de fuente. Ninguno es una crisis.

La solución para "no incrustado": reexportar con PDF/A

Cuando el mensaje es sobre fuentes no incrustadas, la cura es exportar su PDF desde Word de la manera correcta:

1. Ve a Archivo, Guardar como y elige PDF en el menú de tipo de archivo.
2. Haz clic en el botón Opciones en la ventana Guardar como.
3. Marca Cumple con ISO 19005-1 (PDF/A). Esto obliga a Word a incrustar tus fuentes y gráficos en el archivo.
4. Haz clic en Aceptar y luego en Guardar.

Vuelve a subir el nuevo PDF y la advertencia casi siempre desaparece. Si tienes Adobe Acrobat, también puedes imprimir en la impresora Adobe PDF con Calidad de prensa, con la opción Incrustar todas las fuentes marcada y la opción Confiar solo en fuentes del sistema; no usar fuentes del documento desmarcada, lo que logra el mismo resultado en alta resolución. De cualquier manera, siempre abre el PDF final y revísalo antes de subirlo, porque el archivo exportado es el único lugar donde detectarás una sustitución antes que la impresora.

Restricciones de licencia, en términos sencillos

Cada fuente es un pequeño programa informático y viene con una licencia que establece las reglas sobre cómo puede usarse. La incrustación en un libro que vendes es un uso comercial, y no todas las fuentes lo permiten. Esto es lo que realmente necesitas saber, sin la jerga legal:

• Gratis para uso personal no es gratis para uso comercial. Una fuente que usaste para un volante de cumpleaños puede no tener licencia para estar dentro de un libro que vendes.
• La incrustación es su propio permiso. Algunas licencias te permiten escribir con una fuente en pantalla, pero prohíben incrustarla en un PDF compartido. Para un libro impreso, necesitas específicamente una fuente cuya licencia permita la incrustación.
• Las fuentes de computadora y del sistema varían. Una fuente que vino con tu sistema operativo no está automáticamente autorizada para incrustarse y venderse. Algunas están bien, otras no, así que verifica antes de confiar en una.

Si encuentras una restricción de licencia genuina, la solución es sencilla: elige una fuente comparable que tenga licencia para incrustación comercial, aplícala a tu texto y vuelve a exportar. Las serifas clásicas de libros, las que se han utilizado durante siglos para el texto principal, están ampliamente disponibles en versiones con licencia adecuada.

Por qué las fuentes de plantilla se incrustan limpiamente

Aquí está el final tranquilo de todo este tema. Cuando empiezas con una plantilla diseñada profesionalmente, las elecciones de fuentes ya han sido hechas por diseñadores de libros que seleccionaron tipografías con licencia para usar en tu libro y que se incrustan sin problemas. El tipo se empareja, se dimensiona y se autoriza exactamente para este propósito, por lo que el error de restricción de licencia nunca aparece. Las plantillas de impresión incluyen sus fuentes en una carpeta de instalación, listas para usar, y nunca te quedarás buscando en Internet una fuente que pueda ser legal o no para incrustar.

Ese es el valor silencioso de diseñar desde un punto de partida acabado. Un diseño clásico como la plantilla de libro de Atlanta viene con sus fuentes ya elegidas y claras para incrustar, por lo que tu única tarea restante es marcar la casilla PDF/A al exportar.

Preguntas frecuentes

¿Cómo incrusto fuentes en un PDF desde Word?

Usa Archivo, Guardar como, elige PDF, haz clic en Opciones y marca Compatible con ISO 19005-1 (PDF/A). Esto incrusta tus fuentes y gráficos en el archivo. Vuelve a subir el nuevo PDF, y siempre ábrelo primero para confirmar que nada se haya sustituido, ya que la impresora imprime el PDF en lugar de tu ventana de Word.

¿Qué significa "no se pudo incrustar la fuente debido a licencia"?

Significa que la licencia de esa fuente en particular prohíbe incrustarla en un archivo distribuido. La solución es reemplazarla con una fuente comparable que tenga licencia para incrustación comercial, luego volver a exportar. Es por eso que las plantillas se envían con fuentes preaprobadas para incrustar.

¿Mi libro se verá diferente si las fuentes no están incrustadas?

Sí. Sin la incrustación, la prensa sustituye una tipografía similar, lo que altera el espaciado y los saltos de línea, de modo que la página impresa puede diferir de lo que ves en pantalla. La incrustación garantiza que la impresora reproduzca tu tipo exacto, por eso los proveedores lo exigen.

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