Exportar un PDF listo para imprimir desde Word: las configuraciones que importan

Para exportar un PDF listo para imprimir desde Word, utiliza Archivo y luego Guardar como (no Imprimir en PDF), elige PDF en el menú de tipo de archivo, haz clic en Opciones y marca Compatible con ISO 19005-1 (PDF/A) para que las fuentes y los gráficos se incrusten. Confirma que el tamaño de la página del documento ya coincide con el tamaño final de tu libro, luego abre el PDF terminado y revísalo página por página antes de subirlo. Esos cuatro hábitos: el comando de exportación correcto, las fuentes incrustadas, un tamaño final coincidente y una revisión real del archivo, son lo que separa una carga limpia de una rechazada.

Tu imprenta nunca ve tu documento de Word. Imprime el PDF que le entregas, por lo que el PDF es el único archivo que realmente importa en la imprenta. La buena noticia es que Word ya crea un PDF de impresión profesional cuando utilizas el comando correcto y una pequeña casilla de verificación. Aquí te explicamos exactamente qué hacer y por qué cada configuración es importante.

Usa Guardar como, no Imprimir en PDF

Word ofrece más de una forma de crear un PDF, y no todas son iguales. El camino fiable para un libro es Archivo, Guardar como (o Archivo, Exportar en algunas versiones), luego selecciona PDF del menú desplegable de tipo de archivo. Esta ruta conserva la estructura de tu documento, tus fuentes y la geometría exacta de tus páginas.

Evita los controladores de impresora de tipo "Imprimir en PDF" para este trabajo. Imprimir en un controlador de PDF puede reescalar tus páginas silenciosamente a un tamaño de papel predeterminado, como Carta de EE. UU., aplanar detalles o dejar las fuentes sin incrustar. Guardar como te mantiene en control de las configuraciones que verifica un proveedor de impresión. Piensa en Guardar como como hacer una copia fiel de tu libro, y en Imprimir en PDF como tomar una foto de tu pantalla. Para la publicación, quieres la copia fiel.

La casilla PDF/A: tu interruptor de incrustación de fuentes

Después de elegir PDF en la ventana Guardar como, haz clic en el botón Opciones. En ese cuadro de diálogo, marca Compatible con ISO 19005-1 (PDF/A). Esta única casilla le indica a Word que incruste tus fuentes y gráficos en el archivo para que la imprenta reproduzca exactamente lo que diseñaste.

Por qué esto es importante: si una fuente no está incrustada, la impresora la sustituye por un tipo de letra diferente. Los saltos de línea cambian, el espaciado se desplaza y una página que parecía perfecta en pantalla puede llegar sutilmente incorrecta en la prueba impresa. La incrustación elimina completamente ese riesgo. PDF/A es un estándar de PDF de archivo ampliamente aceptado, y los proveedores de impresión bajo demanda están encantados de recibirlo. Haz clic en Aceptar y luego en Guardar.

El tamaño de página debe coincidir con tu tamaño final

El tamaño final de un libro es la dimensión final de la página, como 6 por 9 pulgadas, uno de los tamaños más populares. El tamaño de página de tu documento de Word ya debe estar configurado para ese tamaño final exacto antes de exportar, porque el PDF hereda lo que diga el documento.

Esta es una de las razones silenciosas por las que una plantilla creada profesionalmente te ahorra problemas. Una plantilla ya está configurada para un tamaño final específico, con márgenes y medianil coincidentes, por lo que su PDF exportado llega al tamaño correcto automáticamente. Si estás trabajando desde tu propia configuración, confirma que el tamaño de página en Diseño, Tamaño coincida con tu tamaño final deseado antes de guardar. Los tamaños finales de libros comunes incluyen 5 por 8, 5.25 por 8, 5.5 por 8.5, 6 por 9, 7 por 10 y 8.5 por 11 pulgadas. Mezclar un documento de 8.5 por 11 con un libro de 6 por 9 es la causa más común de que un proveedor rechace un archivo, y es completamente evitable.

En un Mac, es posible que primero debas crear un tamaño de papel personalizado que coincida con tu tamaño final en Configuración de página, y luego exportar. Solo tienes que configurarlo una vez por cada tamaño final.

Revisa el resultado, página por página

Este es el paso que la gente se salta y luego lamenta. Después de exportar, abre el PDF final y revísalo detenidamente. El PDF es el último lugar donde puedes detectar un problema antes de que lo haga tu impresora o tus lectores.

Recorre el documento con una breve lista de verificación:

• Las fuentes se ven bien. Si algo se sustituyó, el tipo de letra se verá mal. Vuelve a exportar con PDF/A marcado si es así.
• El tamaño de página es correcto. Tu lector de PDF generalmente muestra las dimensiones del documento en sus propiedades o visualización de página. Confirma el tamaño final.
• Nada está cortado. Revisa los márgenes para que ningún texto o número de página quede demasiado cerca del borde.
• El material preliminar y los capítulos fluyen correctamente. Verifica que los capítulos comiencen donde deben y que los números de página se sucedan limpiamente.
• Las imágenes son nítidas. Haz zoom en cualquier foto o figura para asegurarte de que conservaron su resolución.

Diez minutos tranquilos aquí evitan una nueva carga más tarde. Si encuentras algo, corrígelo en Word, vuelve a exportar y verifica nuevamente.

Una nota sobre la salida de mayor calidad

El método Guardar como con PDF/A produce un archivo que los proveedores de impresión bajo demanda aceptan e imprimen bien. Si tienes Adobe Acrobat Pro, opcionalmente puedes producir un archivo de prensa de mayor calidad en formato PDF/X-1a, que algunos diseñadores prefieren para una máxima consistencia. Es un "deseable", no un requisito. Para la gran mayoría de los autores, la exportación de PDF/A incorporada de Word es más que suficiente para un hermoso libro impreso. Muchos proveedores ahora también aceptan un archivo .docx de Word directamente y lo convierten por ti, así que verifica si tu proveedor ofrece eso antes de convertir cualquier cosa.

Si prefieres que tu tipo de letra y el tamaño final se manejen por ti desde el principio, la plantilla de libro minimalista viene preconfigurada a un tamaño final limpio con fuentes listas para incrustar, por lo que tu exportación con Guardar como es correcta por defecto.

Preguntas frecuentes

¿Debo usar Guardar como o Imprimir en PDF para mi libro?

Usa Guardar como. En Word, ve a Archivo, Guardar como, elige PDF del menú de tipo de archivo, haz clic en Opciones y marca Compatible con ISO 19005-1 (PDF/A). Los controladores Imprimir en PDF pueden reescalar tus páginas y dejar las fuentes sin incrustar, que es exactamente lo que quieres evitar para un libro impreso.

¿Qué hace realmente la casilla de verificación PDF/A?

Incrusta tus fuentes y gráficos en el PDF para que la impresora reproduzca tu libro exactamente como lo diseñaste. Sin la incrustación, la imprenta sustituye las fuentes y tu espaciado puede cambiar. Es la configuración de exportación más importante para un archivo listo para imprimir.

¿Por qué mi PDF tenía el tamaño incorrecto cuando lo subí?

El PDF toma sus dimensiones de tu documento de Word. Si el tamaño de página del documento no coincide con el tamaño final de tu libro, el PDF tendrá el tamaño incorrecto. Configura el tamaño de página a tu tamaño final exacto (por ejemplo, 6 por 9 pulgadas) antes de exportar, lo cual una plantilla bien construida ya hace por ti.

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